Introduction
Dans le cadre du contrôle de la conformité à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données personnelles, Monkitsolaire.fr est amené à rendre public sur son site internet sa politique de gestion des données personnelles. Pour rappel, une donnée personnelle permet d’identifier une personne physique de manière directe ou indirecte par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
Identité du responsable de traitement
SAS Green Ideas, sous le nom de Monkitsolaire.fr, au capital de 1,000,000 € et immatriculée au RCS Lille Métropole sous le n° de SIRET 798958518 00044 et dont le siège social se situe au 60 Rue de Londres Bâtiment G,
59000 Lille
Collecte de vos données personnelles
En créant un compte client sur notre site, l’utilisateur est amené à fournir des données personnelles telles que :
- Adresse mail personnelle, qui deviendra le « login »
- Un mot de passe auquel nous n’avons pas accès
Lors d’un appel téléphonique de sa part, nous pouvons demander à l’utilisateur certaines informations personnelles telles que le nom, prénom et adresse mail pour pouvoir le recontacter plus facilement en cas de poursuite de la relation commerciale. Néanmoins, l’utilisateur a la possibilité de refuser de nous transmettre ces informations par téléphone.
L’utilisateur peut également nous contacter depuis les différentes interfaces de notre site : le chat et la page « contact ». Nous demanderons alors des données telles que le nom, le prénom, l’adresse mail, le département ou la consommation annuelle en kwh.
Si l’utilisateur décide de commander un produit sur le site internet, des informations supplémentaires lui seront demandées telles que :
- Son nom de famille et votre prénom
- Son adresse e-mail de contact
- Son adresse postale
- Son numéro de téléphone
- Ses informations de carte bancaire
Ces données nous permettent d’identifier l’utilisateur et de lui expédier sa commande. De plus, en raison de l’importance de l’investissement et des caractéristiques techniques de nos produits, nous réalisons un appel téléphonique de confirmation de commande pour s’assurer que le produit que l’utilisateur a choisi est le bon. Il reçoit également un e-mail de confirmation de commande automatique.
Traitement de vos données personnelles
Les données de l’utilisateur sont recueillies et stockées dans la base de données du site, qui lui permet d’accéder à tout moment à son espace client. Nous stockons également ces données dans une base de données externe comportant des informations supplémentaires sur l’avancement de sa commande.
Les finalités d’utilisation de ces données sont :
- Le suivi et la réalisation des commandes
Un suivi par e-mail est mis en place pendant tout le processus de commande. L’adresse de livraison est également transmise à notre transporteur Kuehne & Nagel. Elle n’est pas utilisée à des fins commerciales par notre transporteur.
- Le suivi d’une demande ou d’une réclamation
Le renseignement de ces informations nous permet de recontacter l’utilisateur afin de répondre à ses questions, ou d’une réclamation.
- La relance téléphonique ou via e-mail après une commande non finalisée
A la suite d’une « mise au panier », nous pouvons être amenés à recontacter l’utilisateur par mail ou par téléphone afin de le relancer. Pas plus d’un e-mail de relance ne sera envoyé. La même procédure est utilisée par téléphone.
- L’envoi de nos promotions et de nos nouveautés pouvant l’intéresser
Nous utilisons le logiciel SendinBlue pour l’envoi de nos e-mails à nos clients et à nos prospects. Un accord est demandé à l’utilisateur pour l’inscription dans la newsletter. S’il le refuse, il ne recevra pas d’e-mails.Les utilisateurs ont la possibilité de se désinscrire de la liste dans chaque mail envoyé via cette plateforme, en bas du mail, sur l’onglet « unsubscribe ».
- L’élaboration de statistiques commerciales
Voir « cookies et suivi de navigation »
- La gestion des avis
Nous utilisons le logiciel Avis Vérifiés pour la gestion de nos avis. Les données récoltées par la plateforme et les données ne sont pas réutilisées par cette dernière. Pour en savoir plus, voici la politique de confidentialité d’Avis Vérifiés : https://www.avis-verifies.com/fr/politique-de-confidentialite/
Echange d’informations avec l’établissement bancaire
Les données bancaires fournies par l’utilisateur restent confidentielles, cryptées et sont détruites après la validation de la commande. Elles sont transmises à notre partenaire Ingenico pour assurer le bon déroulement et la sécurité de la transaction. Pour en savoir plus, voici le lien de la politique de protection des données de Ingenico : https://www.ingenico.fr/politique-de-confidentialite/
Conservation des données
Les données personnelles sont conservées jusqu’à 3 ans après la fin de la relation commerciale. L’utilisateur a la possibilité de nous demander la restitution de vos données, totale ou partielle, avec suppression de nos fichiers ou non, par mail à l’adresse [email protected]. La demande sera traitée en 30 jours.
L’intégralité des données personnelles de l’utilisateur est accessible au service relation client de Monkitsolaire .fr. L’accès aux données est protégé par des mots de passe confidentiels, et des systèmes anti-virus et anti-intrusion informatiques.
Assistant virtuel (intelligence artificielle)
Notre site propose un assistant virtuel fonctionnant à l'aide d'une intelligence artificielle. Il répond à vos questions sur nos produits, suit vos commandes, vous aide sur les questions techniques et transmet si nécessaire votre demande à un conseiller. Vous pouvez demander un conseiller à tout moment. Données traitées : vos messages et pièces jointes, vos nom, prénom, adresse e-mail et téléphone si vous les communiquez, votre numéro de commande, le sujet de votre demande, votre note de satisfaction et votre adresse IP. Finalités et fondements : traiter votre demande et suivre votre commande (exécution du contrat ou mesures préalables au contrat) ; assurer la sécurité du service et établir des statistiques sur les sujets abordés et la qualité des réponses (intérêt légitime de Mon Kit Solaire, auquel vous pouvez vous opposer). Décisions : l'assistant ne prend seul aucune décision produisant un effet juridique à votre égard. Les demandes de renvoi ou de remboursement sont examinées par un conseiller. Destinataires : les équipes habilitées de Mon Kit Solaire ; Anthropic (modèle d'intelligence artificielle) ; Scaleway (hébergement) ; Cloudflare (sécurité et acheminement) ; HubSpot (suivi de la relation client, où une note récapitule l'échange) ; Brevo (envoi du récapitulatif par e-mail). Vos conversations ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle.
Transferts hors de l'Union européenne
Certains de nos prestataires, notamment Anthropic, Google et Meta, peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Selon le prestataire et le transfert concerné, ces transferts reposent sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis (« Data Privacy Framework ») pour les organismes certifiés et les transferts couverts, ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées lorsque nécessaire par des mesures de protection supplémentaires. Les transferts vers InnoCraft, prestataire de Matomo Cloud établi en Nouvelle-Zélande, reposent sur la décision d’adéquation applicable à ce pays. Vous pouvez obtenir davantage d’informations sur ces mécanismes et, le cas échéant, une copie des garanties applicables en nous écrivant à [email protected].
Durées de conservation de l'assistant virtuel
Les conversations et leurs pièces jointes sont conservées pendant 12 mois après leur clôture. La note enregistrée dans notre outil de suivi client est conservée pendant la relation commerciale, puis pendant 3 ans après sa fin. Les journaux techniques sont conservés pendant 6 mois à compter de leur enregistrement.
Les messages transmis à l’API d’Anthropic et les réponses générées sont supprimés de ses systèmes dans un délai de 30 jours suivant leur réception ou leur génération, sauf exceptions prévues par ses conditions applicables, notamment pour respecter une obligation légale ou traiter une violation de sa politique d’utilisation. Les fichiers transmis via un service de stockage distinct peuvent être conservés jusqu’à leur suppression.
Seules les statistiques rendues anonymes de manière irréversible peuvent être conservées sans limitation de durée. Les données statistiques permettant encore de vous identifier, même indirectement, restent soumises à une durée de conservation limitée.
En cas de litige, les éléments nécessaires peuvent être conservés dans une archive à accès restreint pendant la durée nécessaire à la défense de nos droits, jusqu’à l’expiration des délais de prescription ou de recours applicables.
Stockage dans le navigateur
L'assistant virtuel enregistre dans votre navigateur un identifiant de conversation, afin de conserver votre échange d'une page à l'autre. Il est nécessaire au fonctionnement du service et ne sert ni à la publicité ni à la mesure d'audience.
Vos droits sur les conversations
Vous pouvez demander l'accès à vos conversations avec l'assistant virtuel, leur rectification ou leur suppression, et vous opposer à leur utilisation à des fins statistiques, en écrivant à [email protected]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Cookies et suivi de navigation
Définition du cookie
Un cookie est un petit fichier texte qui est placé ou stocké sur votre terminal (ordinateur, tablette ou appareil mobile) lorsque vous visitez un site internet. Le cookie permet à un site de vous reconnaître, de vous aider à naviguer de page en page sur un site internet, fournit des connexions sécurisées et se souvient de vos préférences lors de vos prochaines visites.
Nous avons recours à l'utilisation de cookies afin de reconnaître l’utilisateur (client ou non) lors de sa connexion sur le site.
Suppression des cookies
L’Utilisateur peut à tout moment désactiver les cookies enregistrés sur son terminal. Pour cela, il lui suffit de sélectionner les paramètres appropriés dans son navigateur.
Les différents types de cookies utilisés
- Les cookies fonctionnels : ces cookies permettent de mémoriser vos préférences, vos choix afin de personnaliser votre expérience sur le Site.
- Les cookies de performance et statistiques : ces cookies collectent des informations sur la façon dont les utilisateurs utilisent le Site (le nombre de visites, le nombre de pages consultées, l’activité des visiteurs) via les outils d’analyse Google Analytics et Hotjar. Ces cookies nous permettent également d’identifier et de résoudre les problèmes de fonctionnement du site et de l’améliorer.
- Les cookies publicitaires : ces cookies enregistrent des informations pour vous adresser des publicités personnalisées et adaptées en fonction de vos centres d’intérêts. Ils nous aident également à comptabiliser l’activité de nos espaces publicitaires, à mesurer l’audience, etc…). Par exemple, les cookies liés aux opérations relatives à la publicité ciblée, traceurs de réseaux sociaux générés par les boutons de partage de réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Pinterest, Youtube, Google +, Instagram (Plugins sociaux).
Pour la gestion des cookies et de vos choix, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d'aide de votre navigateur, qui vous permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.
Désactivation des cookies via les principaux navigateurs
Internet explorer
1)Dans le menu « Outils », sélectionnez « Options Internet »
2) Cliquez ensuite sur l’onglet « Confidentialité »
3) Cliquez sur le bouton « Avancé » pour faire apparaitre la fenêtre « Paramètres de confidentialité avancés ».
4) Cochez ensuite la case « Ignorer la gestion automatique des cookies », puis sélectionnez « Refuser » et sauvegardez vos préférences en cliquant sur « OK ».
Mozilla Firefox
1) Dans le menu en haut de la page cliquez sur « Outils », puis « Options »
2) Sélectionnez l’onglet « Vie privée »
3) Paramétrer le menu « Règles de conservation », cliquez sur « utiliser les paramètres personnalisés pour l’historique »
4) Décochez la case « accepter les cookies tiers » et sauvegardez vos préférences en cliquant sur « OK ».
Google Chrome
1) Dans le menu, cliquez sur « Paramètres » puis sur « Afficher les paramètres avancés »
2) Sélectionnez l’onglet « Confidentialité » puis le menu « Paramètres de contenus ».
3) Cochez la case « Bloquer les cookies et données de sites tiers » et sauvegardez vos préférences en cliquant sur « OK ».
Safari
1) Dans le menu en haut de la page, cliquez sur « Safari », puis « Préférences »
2) Cliquez sur l’onglet « Confidentialité »
3) Décochez la case « Accepter les cookies » et sauvegardez vos préférences.
Droits à la portabilité, de modification ou de suppression des données
L’utilisateur dispose de droits quant à l’accès, la modification ou la suppression des données. Il peut modifier ses préférences dans son espace « mon compte ».Il peut également demander la destruction de ses données par mail à l’adresse [email protected]. Sa demande sera traitée en moins de 30 jours. L’utilisateur peut également demander sa désinscription de la liste client via notre logiciel SendinBlue, en bas de chaque e-mail que nous envoyons avec ce support. Il sera alors automatiquement supprimé de la liste et ne recevra plus d’offres de notre part.